Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl si impegna a operare in modo etico e responsabile e chiede alle persone che sono in rapporti di affari, e nello specifico:

– I dipendenti, a qualsiasi titolo, di Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl;

– I lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge n. 81/2017, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 del codice di procedura civile e all’art. 2 del d.lgs. 81/2015, che svolgono la propria attività lavorativa in favore di Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl;

– I lavoratori e i collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore di Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl;

– I liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività lavorativa presso Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl;

– I volontari ed i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl

– I clienti, i potenziali clienti, gli agenti ed i partner di Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl

– I soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

Di operare in conseguenza nel rispetto di:

• Diritti Umani;
• Codice Etico e di comportamento di Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl
• Provvedimenti delle Autorità;
• Modello di organizzazione, gestione e controllo D. Lgs. 231/2001;
• Leggi e regolamenti nazionali e comunitari;
• Regolamento UE 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (“General Data Protection Regulation – GDPR”);
• Codice della Privacy (“Codice Privacy” o “Codice”): D. Lgs. 196/2003 modificato e aggiornato dal D. Lgs. 101/2018 recante “Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del Regolamento UE 2016/679”;
• Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24, attuativo della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019;
• REGOLAMENTO (UE) 2018/1807 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 14 novembre 2018 relativo a un quadro applicabile alla libera circolazione dei dati non personali nell’Unione europea.

A tal fine, Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl ha implementato regole specifiche, un processo di whistleblowing e nominato un Organismo di Vigilanza. Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl vuole quindi fornire ai potenziali segnalanti canali sicuri che garantiscano la riservatezza della loro identità e del contenuto della segnalazione, fatti salvi eventuali obblighi di legge, e la loro protezione da eventuali ritorsioni. Analogamente sono protetti dalle ritorsioni anche i facilitatori, i familiari e colleghi del segnalante e le società/enti ad essa collegate.

Chiunque ponesse in essere condotte ritorsive, discriminatorie, sleali o non corrette nei confronti del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione potrà essere sottoposto a procedimento disciplinare, ove applicabile.

La tutela delle persone segnalanti si applica nei seguenti casi:

• Quando il rapporto giuridico tra Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte ed il segnalante è in corso;
• Quando il rapporto giuridico tra Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl ed il segnalante o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte, non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• Durante il periodo di prova per i dipendenti;
• Successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Cosa segnalare?

Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl incoraggia tutti quanti sono in rapporti di affari, come indicato al punto precedente, a segnalare qualsiasi attività scorretta, disonesta o potenzialmente illegale sia la stessa già commessa, probabilmente o potenzialmente commessa, oltre a comportamenti che possano causare un danno o un pregiudizio, anche di immagine, a Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl e/o ai soggetti segnalati ingiustamente.

Cosa non segnalare?

Non saranno trattate le segnalazioni diverse da quelle sopra descritte e nello specifico quelle legate ad interessi di carattere personale, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”).

Eventuali segnalazioni su temi HR (es. molestie, bullismo, pari opportunità, diversità di genere) saranno gestite ai sensi della normativa interna in materia.

In caso di segnalazioni infondate, in malafede, negligenti, Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl si riserva di agire in difesa dei propri interessi o dei soggetti danneggiati oggetto della segnalazione.

Come segnalare?

● Per posta ordinaria all’indirizzo: Organismo di Vigilanza CFP PROMOS – c/o STUDIO LEGALE CATTORETTI via Postporta n° 2 – 21013 Gallarate (VA) – Tale canale è quello da utilizzare nel caso in cui la segnalazione NON riguardi un membro dell’Organismo di Vigilanza

● Per posta ordinaria all’indirizzo: Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl Via Guglielmo Marconi 56 – Cassano Magnago (VA) – c.a. del Legale Rappresentante. Tale canale è quello da utilizzare nel caso in cui la segnalazione riguardi un membro dell’Organismo di Vigilanza;

● All’indirizzo di posta elettronica odv231@nam.it : Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl sottolinea in ogni caso che la soluzione della mail presenta comunque molti dubbi considerando la reale possibilità di garantire le misure di sicurezza previste dalla normativa;

● Tramite segnalazione orale ad un membro ODV o al legale Rappresentante di Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl se la segnalazione dovesse riguardare un membro ODV

In ogni caso la gestione di una segnalazione effettuata in modalità esclusivamente verbale risulta di difficile gestione e viene sconsigliata.

L’Organismo di Vigilanza è sempre a disposizione dei segnalanti per raccogliere e registrare ogni segnalazione. Nel caso di incontro diretto, sempre con il consenso del segnalante, il colloquio sarà verbalizzato. In quest’ultimo caso, il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro prima di sottoscriverlo.

Ove i fatti segnalati dovessero riguardare uno o più componenti dell’Organismo di Vigilanza in via diretta o indiretta, oppure attività facenti capo alle responsabilità organizzative loro assegnate, il segnalante deve specificare nella segnalazione i destinatari della stessa in modo da evitare che, sia pure in modo involontario soggetti normalmente destinatari delle segnalazioni, possano accedervi; si raccomanda a tal fine di utilizzare la soluzione tramite posta ordinaria o l’incontro diretto. Tali componenti saranno esclusi dalla gestione della segnalazione.

Quale deve essere il contenuto della segnalazione?

È opportuno che la segnalazione contenga le informazioni riguardanti il nominativo del/i soggetto/i o riferimenti della/e struttura/e presunti responsabili della violazione e una breve descrizione della supposta violazione, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto/i fatti, evidenziando anche eventuali soggetti terzi coinvolti, a conoscenza dei fatti o potenzialmente danneggiati. Per facilitare la gestione della segnalazione, è opportuno allegare tutta la documentazione di supporto disponibile.

Il segnalante che risulta coinvolto, dovrà specificarlo, poiché potrebbe ricevere un trattamento diverso rispetto agli altri soggetti, compatibilmente con la normativa applicabile.

Nella segnalazione non devono essere inseriti dati personali ulteriori a quelli strettamente necessari e/o non pertinenti per procedere con le indagini.

Le segnalazioni anonime sono accettate. Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl incoraggia i segnalanti a privilegiare quelle non anonime al fine di snellire e rendere più efficienti le indagini; inoltre, nel caso di segnalazione anonima, l’Organismo di Vigilanza potrebbe non essere in grado di investigare efficacemente la segnalazione. Quindi si raccomanda, laddove il segnalante intenda utilizzare tale modalità, che la stessa risulti adeguatamente circostanziata e resa con dovizia di particolari e comunque tale da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es., indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, etc.).

Cosa fa l’ODV dopo aver ricevuto la segnalazione?

Il processo di Whistleblowing si articola nelle seguenti fasi:

• Ricezione della segnalazione;
• Valutazione preliminare a cura dell’Organismo di Vigilanza;
• Indagine;
• Chiusura della segnalazione.

L’Organismo di Vigilanza verifica la segnalazione ricevuta per accertare quanto descritto ed entro massimo 7 giorni ne dà comunicazione al segnalante. I risultati dell’indagine possono prevedere più passaggi ed approfondimenti e potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi ed alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui la si potrebbe evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile o la rivelazione dell’identità è indispensabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria); in questi ultimi due casi, il segnalante sarà informato da ODV in merito ai motivi di tale comunicazione.

Al termine dell’indagine (ed al massimo entro tre mesi dalla segnalazione) vengono proposte, al Consiglio di Amministrazione i risultati della stessa e, se del caso, le misure di prevenzione o mitigazione o penalizzazione che quest’ultimo può adottare.

In alcuni casi l’Organismo di Vigilanza non procede a trattare la segnalazione, nel qual caso ne fornisce adeguata motivazione al segnalante. Tali condizioni si verificano:

– Qualora la segnalazione abbia ad oggetto fatti che – seppur riguardanti Nuova Audio Musicmedia Nam Milano srl – risultano “segnalazioni non inerenti”, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: reclami di natura commerciale, proposte commerciali, attività di marketing

– Qualora sui fatti segnalati sia nota l’esistenza di indagini in corso da parte di Pubbliche Autorità (es. autorità giudiziarie e organi amministrativi)

– Qualora la segnalazione sia relativa a fatti già in precedenza noti e compiutamente accertati e senza che la nuova segnalazione abbia aggiunto o consenta di aggiungere elementi o aspetti ulteriori rispetto a quanto già conosciuto (c.d. segnalazioni superate), ovvero qualora venga solo prodotta documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;

In tutti questi casi archivia la segnalazione dandone riscontro al segnalante ed eventualmente indirizzandolo verso altro soggetto a cui far pervenire la suddetta segnalazione.

In alcuni casi può essere necessario, previa autorizzazione del segnalante, comunicare a soggetti terzi autorizzati i suoi dati; mentre il Consiglio di Amministrazione si riserva di comunicare l’oggetto della segnalazione all’Autorità Giudiziaria senza richiedere preventivamente il consenso del segnalante (art 12 comma 3 D.Lgs 24/2023: nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale).

Da chi è composto l’Organismo di Vigilanza?

L’Organismo di Vigilanza è composto da membri indipendenti e non esecutivi che sono stati scelti e designati in ragione della loro competenza e tenuti alla completa riservatezza delle informazioni di cui possono venire a conoscenza.

Quando attivare il canale di segnalazione esterna?

Il segnalante può utilizzare il canale esterno messo a disposizione dall’ANAC

https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ qualora ricorra almeno una delle seguenti circostanze:

1. Il canale interno messo a disposizione dell’azienda non appare idoneo a tutelare la riservatezza delle persone e del contenuto della segnalazione;

2. L’azienda non ha dato seguito ad una segnalazione effettuata tramite il canale interno

3. Esiste una evidente probabilità che un’eventuale segnalazione non avrebbe seguito o determinerebbe un concreto rischio di ritorsioni nei confronti del segnalante o di altre persone

4. Esiste un concreto pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio una situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile, anche per l’incolumità fisica di una o più persone, che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne i possibili effetti).

I casi 3 e 4 devono basarsi su fondati motivi e non su semplici illazioni.

Inoltre, il segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione effettuata può comunicare l’accaduto all’ANAC secondo quanto previsto dall’art. 19 del D. Lgs. 24/2023, al fine di permettere a quest’ultima di svolgere gli accertamenti previsti dalla normativa ed eventualmente irrogare una sanzione al soggetto che ha messo in atto la misura ritorsiva.

Al momento della pubblicazione di questa istruzione l’accesso al canale di segnalazione è disponibile sul sito istituzionale di ANAC alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

È opportuno visitare direttamente i siti delle Autorità per verificare eventuali ulteriori condizioni per la segnalazione esterna e aggiornamenti sui canali di segnalazione.

Approfondimenti ed informativa per il trattamento dei dati personali (informativa breve)

Approfondimenti in merito alla gestione delle segnalazioni sono riportate nella “Procedura gestione segnalazioni”(www.nam.it – sezione “WHISLEBLOWING”)

Per quanto concerne il trattamento dei dati personali del segnalante prendere visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).

Tale informativa si applica al trattamento dei dati personali di tutti i soggetti che possono a vario titolo essere acquisiti da ODV per via di una segnalazione (Segnalante, Segnalato, Persone coinvolte, Facilitatori, altri soggetti menzionati nella segnalazione).